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POLITIQUE DE DÉNONCIATION
POLITIQUE DE DÉNONCIATION

POLITIQUE DE DÉNONCIATION

Préparé par : Directeur des Ressources Humaines
Approuvé par : Directeur Général
Date de révision : 2 octobre 2014
Date de prise d’effet : 5 décembre 2014

Introduction

Nos valeurs au sein de la compagnie panafricaine aérienne ASKY sont l’honnêteté, l’éthique et l’intégrité. Il est donc de notre devoir de prévenir et de lutter contre toutes les mauvaises pratiques que l’on pourra observer au sein de l’organisation.

La direction de ASKY Airlines (ou ASKY) a décidé de prendre toutes les mesures nécessaires pour identifier les situations inappropriées et d’y remédier.

Elle invite tous les employés à dénoncer expressément sans crainte de représailles, et par toute voie utile, toute faute professionnelle commise sur le lieu de travail et elle garantit leur protection contre toute victimisation et licenciement.

Qu’est-ce que la dénonciation ?

On parle de dénonciation quand un employé ou un agent alerte la direction de faits jugés ou ressentis comme répréhensibles, d’abus, de délits ou de crimes touchant ou affectant les autres membres du personnel, la compagnie, ou le public. Lesdits faits peuvent avoir cours au sein de la compagnie ou au sein d’une structure indépendante liée à ASKY.

Quels sont les bénéficiaires du système de dénonciation ?

Un système de dénonciation efficace protège les employés et préserve les intérêts de toutes les parties prenantes dans la compagnie, ainsi que du public.

Il permet à la compagnie de détecter en temps réel les dysfonctionnements et de prendre les mesures correctives nécessaires.

Autorité et responsabilité pour la politique de dénonciation

Le Directeur des Ressources Humaines est responsable de l’application de la présente politique.

Cependant il est de notre devoir à tous de garantir le succès de ladite politique. Nous devons nous assurer que nous prenons des mesures pour signaler des actes répréhensibles ou des fautes professionnelles dont nous avons connaissance.

Quel est le but de la présente politique de dénonciation ?

Le but de la présente politique est d’établir le système de dénonciation de ASKY, de garantir la protection des dénonciateurs et d’éliminer les pratiques illégales et contraires à l’éthique.

En mettant en oeuvre la présente politique de dénonciation, le Management entend créer une atmosphère d’ouverture et de confiance, et désire encourager les membres du personnel à participer à l’amélioration de la performance de la compagnie et à son succès. La dénonciation est donc une mesure positive qui permettra d’améliorer les conditions de travail et l’accomplissement des activités de la compagnie.

Quel est le champ d’application de la présente politique de dénonciation ?

La présente politique s’applique à l’ensemble des employés de la compagnie aérienne ASKY.

ASKY Airlines a mis en place les présentes procédures pour permettre aux employés de signaler suffisamment tôt et de manière appropriée les mauvaises pratiques sur le lieu de travail. Elles s’appliquent dans tous les cas où il existe des préoccupations réelles, peu importe la source ou la confidentialité de l’information concernée.

Le terme « mauvaise pratique » inclut, mais n’est pas limité à :
- Des fraudes et pressions à commettre ou à participer à des fraudes :
           o Corruption : pots de vin, conflits d’intérêts, truquage des offres, pourboires illégaux ou non éthiques, et extorsion de fonds;
           o Détournement de biens : vol d’argent (de la caisse, des dépôts), « skimming » ou ventes non enregistrées ou minorées, remboursements erronés, fraude sur les excédents de bagages (enregistrements délibérément erronés des poids de bagages, montants facturés mais non enregistrés), morcèlements non autorisés des versements bancaires de recettes commerciales, décaissements frauduleux (fraudes et trucages sur les facturations, la paie, les remboursements de frais, les chèques et les sorties de caisse), vols des stocks et d’autres actifs ;
           o Déclarations frauduleuses des informations financières (surévaluation des actifs/recettes, sous-évaluation des actifs/recettes, recettes fictives, passifs et actifs dissimulés, divulgations incorrectes, estimation erronée des actifs) et non financières (fraude sur la qualification pour emploi sur des documents internes et externes) ;
           o Baisse de performance délibérée des collègues;
           o Diffusion de fausses informations ou divulgation de déclarations erronées;
- Les délits (infractions mettant en danger la sécurité d’un aéronef, braquage, cambriolage, comportement violent et trouble de l’ordre public, coups et blessures, agression sexuelle, incendie criminel, possession de substances illicites, trafic de drogue, vol, falsification et contrefaçon, fraude, etc.) ;
- Violations des règles légales (y compris la négligence, rupture de contrat, violation des règlements administratifs) ;
- La violation des règles de santé et sécurité au travail ;
- Dommages environnementaux ;
- Dissimulation de tout cas cité ci-dessus.

Dans le cas où une personne signale un réel problème en agissant de bonne foi, même s’il est découvert plus tard que c’est une erreur, en vertu de la présente politique, celle-ci ne risquera pas de perdre son emploi ou de souffrir, par la suite, d’aucune forme de représailles. Cette protection sera déniée à une personne faisant une dénonciation avec un motif malicieux, tout en sachant bien que cela est faux.

Protection et soutien aux dénonciateurs

Les employés sont protégés contre tout traitement préjudiciable (mesures disciplinaires non fondées, victimisation, etc.) ou le licenciement pour avoir dénoncé des pratiques illégales ayant trait à une situation actuelle ou une situation qui peut avoir un impact dans le futur. Il est en de même pour des situations s’étant produites avant la présente politique.

Il ne sera pas toléré qu’un employé empêche un autre de signaler une quelconque malversation.

Une fois qu’une dénonciation est faite, un membre de l’équipe des ressources humaines sera désigné comme interlocuteur. Celui-ci aura pour responsabilité de tenir le dénonciateur au courant de l’évolution du sujet et de lui fournir tout soutien dont il pourrait avoir besoin. Si le dénonciateur a quelque raison de croire qu’il subit un préjudice quelconque sur le lieu de travail pour avoir signalé une malversation en vertu de la présente politique, il devra en informer sans délai le membre de l’équipe des ressources humaines. Tout employé qui usera de victimisation ou de représailles contre toute personne ayant dénoncé des malversations en vertu de la présente politique sera soumis à des sanctions disciplinaires.

Procédure de dénonciation

Dans le cas où vous avez des raisons de croire que les actions d’une personne (ou d’un groupe de personnes, y compris des consultants) travaillant pour le compte de la compagnie aérienne ASKY constitue ou est susceptible de constituer une mauvaise pratique, vous avez le devoir de le signaler au Directeur des Ressources Humaines. Dans les cas où ceci n’est pas approprié, vous pouvez le signaler directement au Manager Audit Interne.

Vous pouvez le faire par écrit en y incluant tous les détails possibles, et si possible, avec preuves à l’appui. Vous devez mentionner que votre action se situe dans le cadre de la politique de dénonciation, et préciser si vous souhaitez garder l’anonymat ou pas.

Dans le cas où il vous est impossible de vous rendre physiquement chez le Directeur des Ressources Humaines ou le Manager Audit Interne (par exemple, pour ceux résidants dans les pays autres que le Togo), vous avez la possibilité de :

- Appeler la ligne de téléphone suivante : +228 22 23 05 19 / +228 99 41 08 22
- Rédiger une lettre adressée au Directeur des Ressources Humaines, ASKY Airlines, Immeuble BIDC-CEDEAO, 7ème étage, 128 Bd. du 13 janvier, BP. 2988, Lomé – TOGO ;
- Ou envoyer un email donnant d’amples détails à : transparence@flyasky.com

Confidentialité

ASKY Airlines garantit la confidentialité de votre identité, au moins jusqu’à ce que toute enquête officielle soit ouverte. Afin de ne pas compromettre l’enquête, vous serez également tenu de garder secret le fait que vous ayez dénoncé une malversation, la nature de ladite malversation, et l’identité des personnes impliquées.

Il peut y avoir des cas dans lesquels, en raison de la nature de l’enquête ou de la dénonciation, il soit nécessaire de dévoiler votre identité. Si une telle situation se présente, vous en serez informé. Et s’il s’avère nécessaire que vous deviez participer à une enquête, le fait que vous ayez fait une dénonciation au préalable sera gardé secret, autant que possible, et toutes les mesures raisonnables seront prises pour vous protéger contre toute victimisation ou préjudice, du fait d’avoir fait une dénonciation. Le Management fera tout son possible pour protéger, en tout temps, les droits de tout dénonciateur.

Comment sont gérées les dénonciations ?

Toute information relative à une malversation sera traitée avec le plus grand sérieux, et la procédure suivante sera suivie :

1. Votre dénonciation en vertu de la présente politique sera réceptionnée, et un accusé de réception écrit vous sera établi, donnant confirmation de l’ouverture d’une enquête. Vous aurez le retour du Management au moment opportun.
2. Un collaborateur du DRH ou une personne compétente capable de prendre les mesures nécessaires en vue de résultats probants sera affecté à suivre le cas.
3. L’Audit interne procédera à une enquête au sujet de l’allégation, enquête qui commencera dans les deux semaines suivant la dénonciation. La durée et la portée de l’enquête dépendront de l’objet de l’allégation. Dans la plupart des cas, une évaluation initiale est faite de l’allégation, ceci pour déterminer s’il existe des motifs suffisants pour qu’une enquête plus approfondie soit ouverte, ou si la dénonciation est fondée sur des renseignements erronés.
4. Vous pouvez être amené à fournir davantage d’informations lors de l’enquête.
5. Le rapport d’enquête sera examiné par la personne affectée au suivi du cas.
6. Des mesures idoines seront prises – il pourrait être question d’entamer une procédure disciplinaire, ou d’informer les autorités compétentes au cas où il s’agirait d’un acte délictuel ou criminel.
7. Au cas où il est constaté qu’il n’y a pas suffisamment de preuves d’une malversation, ou que les actions de l’(les) individu(s) dénoncés ne sont pas suffisamment graves pour donner lieu à une sanction disciplinaire, le Management pourrait recourir à une approche moins formelle pour traiter la question.
8. Vous recevrez une notification par écrit de l’issue de l’enquête ; cependant pas tous les détails de l’enquête ni copie du rapport exhaustif. Ci-après les résultats possibles d’une enquête tels qu’ils vous seraient communiqués :
 - Absence de preuves pour appuyer l’allégation; ou
    - Prise de mesures nécessaires pour que le problème ne se pose plus à l’avenir.
9. Au cas où vous ne seriez pas satisfait de la réponse qui vous aura été donnée, vous devez en faire part au chef du Département Audit Interne tout en précisant vos raisons.
10. Si vous optez pour l’anonymat, on prendra soin de respecter cette exigence (voir paragraphe ci-dessus sur la confidentialité).

Mesures correctives et respect des textes

Dans le cadre de l’enquête sur les cas de dénonciations faites en vertu de la présente politique, des recommandations d’amendements seront faites par l’Audit Interne en vue de permettre à ASKY Airlines de minimiser le risque de récurrence de toute fraude ou irrégularité telle que découverte. Le Directeur des Ressources Humaines examinera et mettra en œuvre ces recommandations à l’avenir, puis donnera rapport au Directeur Général sur tous les amendements qui s’imposent.

Renseignements erronés

ASKY Airlines traitera toute information relative à toute malversation avec le plus grand sérieux et protégera toute personne ayant signalé une malversation de bonne foi. Néanmoins, des mesures disciplinaires idoines seront prises à l’encontre d’un employé qui se serait rendu coupable d’une dénonciation fondée sur des faits qu’il savait pertinemment non avérés ou sans motifs raisonnables de croire que l’information qu’il divulgue est vraiment exacte.

Accusé de réception et signature

J’accuse réception de la politique de dénonciation de la compagnie aérienne ASKY. Je l’ai lu et compris.


NOM : _______________________________________________________________


DIRECTION/DEPARTEMENT : _____________________________________________


SIGNATURE : _________________________________________________________


DATE :_______________________________________________________________

Distribué par :


Nom : _______________________________________________________________

Titre/Poste : __________________________________________________________

Date : _______________________________________________________________

N.B. : Après la signature de ce formulaire tiré en trois exemplaires, veuillez en envoyer un exemplaire à l’Unité de Liaison Ethique (responsable : Directeur des Ressources Humaines), un exemplaire aux archives dossiers employés, et garder le dernier exemplaire.

 

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